Как выбрать подходящую платформу для автоматизации бизнес-процессов

Предприятия и компании разного профиля все чаще автоматизируют свои рабочие процессы, чтобы сократить время и затраты на выполнение задач. Автоматизация бизнес-процессов (Business Process Automation, BPA) означает использование специализированного программного обеспечения для автоматизации повторяющихся бизнес-процессов. Однако выбор подходящего инструмента для автоматизации задач может оказаться непростой задачей.

При наличии десятков платформ, обещающих решение всех проблем в режиме реального времени, легко растеряться — или, что еще хуже, принять решение, которое замедлит повседневную работу, а не ускорит ее. Чтобы выбор оказался правильным и эффективным, надо понимать, что программное обеспечение (ПО) для автоматизации — это не просто цифровой инновационный продукт. Это подлинная основа функционирования вашего бизнеса. И, прежде всего, проанализируйте, как на самом деле работает ваша организация или компания.

Иными словами, четко определите реальные операционные проблемы, которые вы хотите решить, используя, например, платформу bpmsoft.ru. Ведь BPA охватывает широкий спектр возможностей. С одной стороны, это простые решения – такие, скажем, как автоматическая отправка сообщения при заполнении формы. С другой стороны, это интеллектуальные системы, использующиеся для выявления закономерностей и анализа деятельности компании.

Настоящая ценность специализированной платформы заключается в том, насколько хорошо она адаптируется к вашей конкретной бизнес-логике и интегрируется с уже существующими системами. Большинство платформ для автоматизации рабочих процессов предлагают схожие инструменты, но не ограничивайтесь поверхностными функциями, если вы рассчитываете на реальную эффективность и полную отдачу от использования подобного ПО.

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов существенно различаются по своим возможностям, моделям ценообразования и целевой аудитории. И каждое ПО для автоматизации имеет свои преимущества, если использовано по назначению. Эксперты выделяют несколько базовых вариантов, каждый из которых предназначен для определенного типа задач.

• Автоматизация задач выполняет одно простое действие. Оно без участия человека запускается при наступлении определенного события, которое вы сами предварительно выбираете. Например, это может быть автоматическое создание счета-фактуры при завершении сделки.

• Автоматизация рабочих процессов – это ПО с более широкими функциями. Оно объединяет множество повседневных задач в скоординированную последовательность. Например, такое ПО может взять на себя рабочие процессы по обработке заявок – отсортировать их по значимости, перенаправить на более высокий уровень, проконтролировать сроки исполнения. Этот вариант эксперты называют оптимальным, когда работа состоит из нескольких этапов, каждый из которых зависит от предыдущего.

В последние годы набирает популярность так называемая интеллектуальная автоматизация. Она добавляет к традиционным методам автоматизации искусственный интеллект, позволяя системе, считывая данные, самой принимать решения и со временем совершенствоваться, а не просто следовать фиксированным правилам.

Такие платформы могут обрабатывать неструктурированную информацию, с которой не справляются более простые средства автоматизации. Сюда относятся, например, электронные письма в свободной текстовой форме, отсканированные документы или изображения. Однако помните о том, что более простая автоматизация быстрее, дешевле и проще в обслуживании. Так что если нет необходимости в подключении ИИ, не выбирайте явно избыточные для вашего бизнеса функции.